Preservasi Arsip Statis

Print
Category: Teknis Kearsipan
Published on Sunday, 12 July 2009

Preservasi arsip mencakup semua aktivitas untuk memperpanjang usia guna arsip-arsip statis. Preservasi dilakukan untuk mengurangi deteriorasi fisik dan kimia yang terjadi pada arsip-arsip dan untuk mencegah hilangnya isi informasional yang dikandungnya.

Aktivitas-aktivitas ini mencakup pemberian suatu lingkungan yang stabil bagi semua jenis media arsip, menggunakan metode-metode penanganan dan penyimpanan yang aman, menduplikasi bahan-bahan yang tidak stabil  (misalnya nitrate film, thermofax) ke suatu media yang stabil, mengkopi bahan-bahan yang potensial mengalami kerentanan ke suatu format yang stabil (misalnya dimikrofilmkan atau didigitalisasi), menyimpan arsip-arsip dalam tempat-tempat penyimpanan yang terbuat dari bahan yang stabil (misalnya, boks dokumen yang terbuat dari kertas karton "bebas asam"), memperbaiki dokumen-dokumen untuk melestarikan format asli mereka, membuat program kontrol terhadap hama perusak dan menyiapkan rencana pemulihan bencana yang memasukkan rencana-rencana untuk kesiapan dan respon terhadap terjadinya bencana.

Preservasi arsip di Arsip Nasional Republik Indonesia

Preservasi di Arsip Nasional dibagi menjadi program restorasi arsip konvensional dan restorasi arsip media baru, di bawah Direktorat Preservasi, yang membawahi Subdirektorat Retorasi, Subdirektorat Reproduksi dan Subdirektorat Instalasi Laboratorioum.

Aktivitas di Subdirektorat Restorasi  mencakup aktivitas-aktivitas untuk melestarikan usia guna  arsip-arsip konvensional dalam format asli mereka.Memperbaiki dan menstabilkan arsip-arsip tekstual (naskah-naskah baik yang dijilid maupun yang tidak dijilid, dan juga kartografi), dan bertanggung jawab juga terhadap pemeliharan dan perawatan arsip-arsip media baru yang mencakup gambar bergerak, foto, mikrofilm, arsip rekaman suara. Subdirektorat ini berkerja sama dengan Instalasi Laboratorim dalam melakukan uji laboratorium terhadap arsip yang akan maupun yang telah direstorasi, dan juga bekerja sama dengan Subdirektorat Reproduksi dalam rangka memformat ulang dan menduplikasi arsip-arsip baik dalam format tekstual maupun non-tekstual dalam rangka pelsetarian dan pelayanan arsip. Kegiatan ini mencakup menduplikasi film-film bergerak, foto, mikrofilm dan arsip rekaman suara; memikrofilmkan arsip-arsip tekstual; memformat ulang arsip-arsip rekaman dari format-format yang telah usang dan tidak dapat digunakan pada peralatan playback yang ada, serta melakukan digitalisasi arsip. Aktivitas-aktivitas ini akan menghindari arsip-arsip yang rentan untuk digunakan secara langsung, namun tetap memberikan akses  ke isi informasional yang dikandungnya dengan cara menangkap informasi tersebut ke format yang baru. Restorasi dan reproduksi arsip harus memepertimbangkan aspek reliabilitas dan otentisitas sehingga struktur, isi dan konteks arsip tersebut tetap terjaga. Preservasi arsip juga mencakup program pemulihan terhadap bencana.


Bagian dari proses preservasi ini adalah melakukan kegiatan perawatan, perbaikan dan pengawetan arsip konvensional dan media baru. Kegiatan ini dilakukan oleh petugas khusus yang memahami seluk-beluk perawatan arsip untuk melestarikan format asli mereka. Para petugas ini memeriksa dan menilai kondisi bahan-bahan yang terkandung di dalam arsip-arsip tersebut, selanjutnya memberikan saran-saran tindakan penyelamatan (perbaikan) untuk mencegah deteriorasi lebih lanjut, memberi rekomendasi perawatan untuk meningkatkan kondisi, dan juga melakukan dokumentasi perawatan yang telah dilakukan terhadap arsip-arsip. Dokumentasi perawatan ini penting karena akan memberikan informasi kepada para arsiparis atau pihak berkepentingan dimasa mendatang mengenai apa yang telah dilaksanakan terhadap arsip-arsip yang bersangkutan dimasa lampau. Beberapa perawatan yang dapat dilaksanakan terhadap sebuah arsip antara lain pembersihan (cleaning), menghilangkan materi-materi penyebab kerusakan (misalnya, jamur atau bahan-bahan pelekat yang merusak), memperbaiki sobek, melakukan deacidifikasi arsip-arsip yang beresiko mengalami rusak akibat asam dan menyediakan wadah penyimpan yang baik yang terbuat dari bahan-bahan yang stabil.

Copyright 2011 Preservasi Arsip Statis. By Joomla 1.7 templates and hosting service by justhost reviews. All Rights Reserved.